Slik fungerer det

MinnMeg er en løsning som fyller et tomrom mellom vanlig kalendervarsling og purringer. Dette vil være særlig nyttig i bedrifter hvor man har en rekke frister og gjentagende oppgaver som skjer med en måneds mellomrom eller mer.

Grunnleggende virkemåte

1. Skriv inn navnet på oppgaven og hvor ofte oppgaven skal utføres. Nedendof har vi angitt Lageropptelling og at det skal utføres den 3.dje i hver måned.
2. På dagen den 3.dje i hver måned fremover vil systemet sende deg en e-post, hvor den spør om oppgaven er fullført. Hvis den er det, klikker du på lenken og du vil ikke høre noe mer fra systemet før neste måned igjen. Hvis du dermot lar være å svare, så vil du få en ny e-post hver av dagene de neste to påfølgende dagene. Lar du være å svare på disse også, så vil du – hvis du har aktivert dette og har valgt en pakkeløsning som tilbyr dette – få varsel på SMS.Overser du alle disse varslene, så vil til slutt systemet slutte å purre deg frem til neste frist.

Alternativ metode – ferdige datolister

Alternativt kan du velge å bruke en ferdig mal. En mal er rett og slett en liste med faste datoer eller frister du må forholde deg til. Vi har laget noen få ferdige maler med for eksempel frister for innlevering av merverdiavgiftoppgave og arbeidsgiveravgift – men du kan også lett lage din egen. Når du lager din egen, så vil den dukke opp under Ferdige maler slik som vist under.

1. Velg Merverdiavgift vi har laget under, som altså inneholder alle fristene for merverdiavgift. Klikk Legg inn.
   
2. Når det er 5 dager igjen til fristen, så vil du få første beskjed om oppgaven. Deretter vil du få purringer det påfølgende dagene om du ikke bekrefter at oppgaven er fullført. Til slutt vil du få en påminnelse per SMS.

Tilpasse mer

Når du har lagt til en repeterende oppgave, så kan du klikke på:

Her kan du redigere navnet på oppgaven, samt justere dag og hvor mange måneder det er mellom hver kjøring/påminnelse.

Du kan også angi om denne oppgaven skal varsles via SMS (sendes etter 3 dager med e-postvarsling). Du kan også knytte denne oppgaven til en gruppevarsel og angi når oppgaven skal startes. Merk at datoen du angi her, vil være Start-dato og varslingen vil skje først x-antall måneder og dager etter Start-datoen. Start-datoen vil justeres automatisk av systemet ved utsending av purringer, slik at straks en purring er send ut, så vil den nye start-datoen være dagens dato.

Gruppevarsel er særlig effektivt for regnskapsbyråer og andre som kjøper tjenesten på vegne av sine kunder. Her kan du angi at det skal gå ut varsel til en rekke ulike bedrifter og personer.

Maler – Datolister – ferdige datolister

Du kan lage din egen mal og under har vi vist et eksempel på dette. Her har vi skrevet inn navnet «Lagertelling» og angitt at fristen for lagertelling er 1. mars, 2. juni og 9. desember hvert år.

Vi har også angitt at varslingen skal starte 5 dager før, slik at vi rekker fristen. Innen det er gått 5 dager, så vil du eller din varslingsgruppe ha blitt varslet minst 3 ganger på e-post og en gang på SMS. Trenger du eller dine kunder mer enn 5 dager varsel, så justerer du bare dette ved å klikke Endre-knappen.

Merk at du ikke er helt ferdig når du har laget datolisten under. Du må legge den til fra Oppgave-siden og det gjør du med ett enkelt klikk på «Legg til» fra mal. Da får du også mulighet til å legge til varslingsgrupper/andre/flere mottakere av varselet, noe som er særlig nyttig om man driver regnskapsbyrå og har mange sluttkunder.